Utilisation de la technologie pour composer avec le changement : l’accompagnement en action à l’Almaguin Adult Learning Centre

Où l’accompagnement des TI d’AlphaPlus peut-il amener votre centre de formation des adultes? Pour Randie Doornink, ce qui a commencé comme un moyen d’obtenir des réponses à ses questions sur Google Workspace s’est transformé en une mise à niveau des systèmes qui a transformé la collaboration, la communication et la viabilité de son organisme.

Randie est la directrice générale par intérim à l’Almaguin Adult Learning Centre (AALC). Le centre offre des cours d’alphabétisation et de formation aux adultes dans la région d’Almaguin Highlands, avec des bureaux satellites à Powassan, South River et Burk’s Falls, desservant un total de 17 petites communautés. Comme d’autres centres de formation des adultes, l’AALC avait adopté de nombreuses nouvelles technologies au cours des dernières années, mais, à la fin 2024, Randie s’est vue confrontée à la nécessité de trouver une approche plus coordonnée.

De questions sur Google Workspace à un partenariat d’accompagnement

« Nous avions une relation solide et continue avec AlphaPlus depuis des années, et nous avons souvent fait appel à ses recherches, sa formation, ses ressources d’information et ses conseils, explique Randie. Alors, quand une occasion d’accompagnement des TI s’est présentée, j’ai demandé de l’aide pour Google Workspace, que nous avions depuis plusieurs années sans l’utiliser à son plein potentiel. »

Randie a communiqué avec Monika Jankowska-Pacyna, l’une des deux accompagnatrices des TI d’AlphaPlus.

« J’ai commencé par répondre aux questions précises de Randie sur la façon d’utiliser les outils de Google Workspace. Ensuite, nous avons commencé à envisager des idées pour l’intégrer dans leurs activités et leur centre. L’un des défis qui sont apparus a été l’utilisation incohérente, déclare Monika. Plusieurs membres de l’équipe utilisaient Google Classroom, mais quelques-uns seulement utilisaient Google Agenda, Formulaires ou Disque. Leur principale plateforme de vidéoconférence était Zoom plutôt que Meet, et personne n’utilisait Google Chat pour rester en contact sur les sites. »

Utilisation de la technologie pour soutenir la relève et la stabilité

À mesure que Monika et Randie commençaient à s’attaquer à ces problèmes d’outils quotidiens, une plus grande question s’est posée. Après une série de changements apportés à la direction, le recrutement de nouveaux employés et le personnel qui a doublé en très peu de temps, comment la technologie pouvait-elle soutenir l’équipe pendant sa croissance rapide et les changements de direction? Anne Walsh, directrice des opérations, s’est jointe à la conversation d’accompagnement des TI à mesure qu’elle s’orientait sur les façons dont la technologie pouvait aider en matière d’uniformité, de stabilité, de relève et de planification d’urgence.

« Improviser ne suffisait plus. Par exemple, nous avons beaucoup de documents et de formulaires qui sont souvent mis à jour et, avec la croissance de notre équipe, enregistrer des copies sur chaque disque dur était devenu tout un défi, explique Randie. Monika nous a non seulement aidés dans le grand projet consistant à organiser notre Google Disque et à aider nos formateurs et formatrices à l’utiliser plus efficacement, mais elle a aussi fait des recherches et organisé des ressources utiles – allant de modèles pour les descriptions de rôle aux documents de planification de la relève. »

Ralliement de toute l’équipe

Après avoir travaillé toutes les trois pendant plusieurs mois par Zoom, Randie et Anne ont invité Monika à offrir une formation en personne à toute l’équipe à propos de Google Workspace. Une rencontre de perfectionnement professionnel qu’ils planifiaient était une occasion en or de présenter de nouveaux outils et d’habiliter le personnel à se sentir inclus dans la construction de l’avenir ensemble.

À la fin de l’été 2025, Monika s’est jointe aux journées de formation de l’équipe à South River. Elle a offert une formation structurée sur Google Workspace et a également créé un « bac à sable » rempli d’occasions de faire des expériences, de résoudre des problèmes et d’apprendre.

« Offrir du soutien en personne à toute l’équipe m’a permis d’établir des liens plus étroits, de comprendre et de guider chacun des membres, explique Monika. Je crois fermement au mantra “Dis-moi et j’oublierai, montre-moi et je me souviendrai peut-être, implique-moi et je comprendrai”. Ils ne se contentaient pas de regarder une présentation. Ils faisaient des essais, posaient des questions et discutaient d’options, et je pense que ça a marché. »

D’après Randie et Anne, ça a marché. Quand l’équipe a quitté les lieux, elle avait acquis des connaissances et de la confiance et avait équilibré ses compétences.

L’impact : confiance, efficacité et viabilité

« Nous ne sommes que quelques mois plus tard, et nous profitons déjà des bienfaits d’avoir tout le monde sur la même plateforme. Maintenant, nous utilisons tous Google Chat, Google Disque et un Agenda partagé, explique Randie. Ces changements ont amélioré l’efficacité et la clarté internes, ce qui signifie que les personnes apprenantes reçoivent des programmes plus uniformes, une meilleure communication et une transition plus harmonieuse vers des milieux d’apprentissage ou de travail qui utilisent des outils semblables. »

Accompagner l’équipe de l’AALC a également profité à Monika. « Nous apprenons de chaque centre avec lequel nous travaillons, en acquérant des connaissances que nous pouvons apporter au prochain groupe. Cette équipe est petite mais très puissante, couvrant une vaste zone géographique. Le fait de me joindre à eux en personne m’a donné un aperçu de la configuration du centre, et des besoins et réalités spécifiques liés au travail dans les collectivités éloignées, ce que je n’aurais pas pu faire par Zoom seulement. »

Pour Anne, le point saillant du travail avec une accompagnatrice d’AlphaPlus a été de favoriser le progrès et d’inspirer un changement de culture vers l’excellence organisationnelle. « Notre expérience avec Monika nous a donné un regain d’enthousiasme et un sentiment de possibilité qui continueront de façonner notre progression, en améliorant nos systèmes et, en fin de compte, en continuant à réussir à avoir un impact dans la communauté. »

Êtes-vous prêt à travailler avec une accompagnatrice des TI?

Pour Randie et l’équipe de l’AALC, l’accompagnement a commencé par quelques questions sur Google Workspace et s’est transformé en un virage plus large vers l’efficacité, la confiance et la viabilité organisationnelle. Qu’est-ce que le fait de travailler avec une accompagnatrice des TI pourrait vous apporter?

Nos accompagnatrices des TI, Monika et Guylaine Vinet (qui travaille en français et en anglais), sont prêtes à travailler avec un nouveau groupe de personnes et d’organismes. Et n’oubliez pas que notre accompagnement est gratuit pour les centre de formation des adultes en Ontario!

Apprenez-en plus sur ce que vous pouvez gagner àtravailler avec une accompagnatrice des TI, puis envoyez un courriel à monika@alphaplus.ca ou guylaine@alphaplus.ca pour commencer.