Relever les défis technologiques de votre centre grâce au soutien d’une accompagnatrice d’AlphaPlus

Pouvez-vous imaginer commencer un nouveau poste dans un nouveau secteur et ensuite découvrir un organisme entièrement dédié à vous soutenir?

Délaissant une carrière en fiscalité et en services bancaires, Janet Oettgen s’est tournée vers le secteur de l’alphabétisation et de la formation de base (AFB). Après sa décision de changer de carrière et la poursuite d’études en travail social, le parcours de Janet l’a menée à un poste de coordonnatrice et formatrice au Niagara West Adult Learning Centre.

« Lorsque j’ai commencé en mai 2021, notre technologie était en déroute. Nos tuteurs et nos apprenants étaient presque inactifs parce qu’ils n’étaient pas à l’aise et manquaient de connaissances sur les plateformes en ligne, explique Janet. Deux d’entre nous venaient d’arriver dans l’organisme, et notre troisième membre du personnel, bien qu’elle y soit depuis longtemps, avait une connaissance limitée de la technologie en ligne et des médias sociaux. Pour accéder à notre page Facebook, nous utilisions le compte personnel d’une personne qui avait quitté l’organisme il y a six ans! »

Accompagnement individuel et apprentissage en groupe

Comme elle était nouvelle dans l’organisation et dans le domaine de l’alphabétisation des adultes, Janet avait soif d’apprendre.
Elle a assisté à des séances de Vitrine virtuelle d’AlphaPlus, où elle a appris à connaitre de nouveaux outils et systèmes, et la façon dont les gens en alphabétisation des adultes les utilisaient. Quelques mois plus tard, Janet a commencé à recevoir du soutien individuel de l’accompagnatrice des TI d’AlphaPlus, Monika Jankowska-Pacyna.

« Les membres du personnel du Centre d’apprentissage essayaient de s’y retrouver dans les systèmes en place, les comptes qu’ils avaient, la façon d’y accéder, la gestion de leur interface de courriel, le partage de fichiers et de ressources pédagogiques, et plus encore, explique Monika. Nous avons commencé par discuter des besoins et aspirations de l’équipe et avons décidé d’essayer de faire passer l’organisme à Google Workspace et aux applications Google. J’ai aidé Janet avec les processus, la configuration, le transfert de données et de courriels, la refonte du site Web et la configuration d’outils comme Canva, YouTube, et Google Agenda, Classroom et Formulaires. »

Au fil du temps, Janet a travaillé avec Monika et le directeur général d’AlphaPlus, Alan Cherwinski, à créer un nouveau site Web plus facile à maintenir à l’aide de Google Sites. Elle a repris le contrôle du compte Google pour les associations et des comptes de courriel existants, et a établi des procédures de sécurité numérique.

« Je suis à l’aise avec la technologie, mais il y avait tellement de choses à rétablir que je n’aurais pas su par où commencer. Dans mes réunions avec Monika et Alan, nous avons établi un processus logique, étape par étape, qui n’était ni énorme ni stressant, déclare Janet. J’ai aussi continué à assister aux séances de Vitrine virtuelle, ce qui m’a aidé à me familiariser avec le secteur de l’alphabétisation des adultes et à voir ce que les gens font, les besoins de leurs apprenants et ce qui fonctionne. Ce que j’ai appris lors de ces évènements m’a également donné le vocabulaire nécessaire pour demander du financement pour notre centre. »

Poursuite de son parcours d’apprentissage et établissement de liens avec ses pairs

Avide de tirer pleinement parti de la gamme de services et de soutien d’AlphaPlus, Janet a aussi participé aux programmes du Réseau Numérique, comme les rencontres Gabfest et le Makerspace, où elle a exploré des idées, fait le plein d’outils et de conseils, et tissé des liens avec ses pairs.

« Chaque service d’AlphaPlus répond à des besoins précis avec intention et excellence. Ils vous mettent également en contact avec des gens d’autres régions qui sont prêts à partager, explique Janet. Par exemple, je suis entrée en contact avec une collègue de la région de Kitchener/Cambridge qui a partagé beaucoup de ses formulaires et activités numériques avec moi. Au lieu de réinventer la roue, j’ai pu m’inspirer de ses outils et j’ai maintenant un modèle pour ce que je peux créer à l’avenir. »

Après avoir réglé les éléments de base comme l’espace de travail et les communications numériques de l’organisme, Janet s’est attardée à l’utilisation d’outils numériques pour l’enseignement et l’administration du centre. Elle a mené une analyse des besoins de la collectivité à l’aide de Google Formulaires, a numérisé des activités d’apprentissage et a automatisé le suivi et le processus de sortie des apprenants. Ainsi, les processus sont plus simples pour les apprenants, et le Centre d’apprentissage a obtenu des données plus complètes.

Prochaines étapes pour l’intégration de la technologie dans la prestation de programmes d’alphabétisation des adultes

Les prochaines étapes de Janet comprennent la numérisation des dossiers des apprenants et la participation à une formation sur l’espace de travail numérique afin de se préparer à automatiser et à simplifier davantage les processus. La nouvelle administratrice de bureau du Centre reçoit maintenant de l’accompagnement de Monika pour pouvoir prendre en charge certaines responsabilités afin que Janet puisse passer du temps dans la collectivité à tisser des liens qui amèneront des personnes apprenantes.

« Notre secteur est assez complexe comme ça, alors pourquoi ne pas obtenir de l’aide pour simplifier ce qui peut l’être? Qu’il s’agisse d’offrir des programmes ou d’attirer des personnes apprenantes, si vous avez des systèmes en place qui vous aident à faire le travail sans dépenser beaucoup d’argent, c’est la moitié de la bataille de gagnée, souligne Janet. Avant de travailler avec AlphaPlus, je ne savais pas ce que je ne savais pas. Maintenant, nous avons retrouvé notre autonomie et pouvons communiquer en un clin d’œil. L’équipe d’AlphaPlus est inestimable et inégalée. La base de l’alphabétisation des adultes est l’autonomisation, l’éducation et l’outillage – AlphaPlus nous autonomise, nous éduque et nous outille pour mieux servir les personnes apprenantes. »

L’accompagnement peut être un excellent point de départ pour relever les défis technologiques de votre centre de formation et en apprendre plus sur la façon dont AlphaPlus peut vous aider. Nous accueillons maintenant de nouveaux participants aux services d’accompagnement, alors communiquez avec nous pour réserver votre place.